Page de soutien du site sécurisé des promoteurs de régime d’épargne-retraite collective

En entrant le numéro de contrat et le code d’accès de votre entreprise, les employés peuvent accéder à un site Web d’adhésion sécurisé, entrer les renseignements personnels exigés, désigner un bénéficiaire et choisir leurs options de placement. Le numéro de contrat et le code d’accès seront indiqués dans le guide d’adhésion. Le compte des employés s’activera dans le système administratif de Manuvie tout de suite après leur adhésion en ligne. Vous n’avez rien à faire.

Remarque : Si vous administrez plusieurs régimes d’épargne collectifs, ou plusieurs groupes au sein d’un même régime, un code d’accès différent peut être attribué à chaque régime ou à chaque groupe. Assurez-vous de fournir aux participants le numéro de contrat et le code d’accès du groupe ou des régimes auxquels ils sont admissibles.

Téléchargez une copie du formulaire générique de Manuvie.

REER de conjoint : les participants doivent remplir les formulaires papier pour les demandes d’adhésion au REER de conjoint.

1. Renseignements sur le participant

   Formulaire d’adhésion

   Sélectionnez la première option si vous disposez déjà d’un formulaire papier rempli et signé par le participant. Vous devrez l’envoyer à Manuvie à des fins de vérification et de tenue de dossiers.

   Sélectionnez la seconde option si vous n’avez pas de formulaire d’adhésion signé. Nous enverrons un formulaire de confirmation d’adhésion à l’adresse postale du participant.

    

   Type d’adhésion

   Vous ne verrez cette section que si votre régime prévoit des comptes de conjoint.

   Sélectionnez Participant si la personne pour laquelle vous effectuez l’adhésion a un lien direct avec votre entreprise ou votre organisation.

   Sélectionnez Conjoint participant si la personne pour laquelle vous effectuez l’adhésion n’a pas de lien direct avec votre entreprise ou votre organisation, mais que son conjoint en a un.

    

   Renseignements sur le participant

   Ajoutez ses renseignements d’identification.

   La date d’entrée en fonctions est la date à laquelle la personne a commencé à travailler pour votre entreprise ou la date à laquelle son lien avec votre organisation a débuté.

   La date d’adhésion au régime est la date d’effet de l’adhésion du participant à votre régime de retraite collectif. Elle ne peut pas être antérieure à la date de début de service. Certains régimes prévoient une admissibilité immédiate, auquel cas les deux dates seraient identiques, tandis que d’autres exigent une période probatoire. Veuillez consulter le règlement de votre régime pour en savoir plus sur les conditions d’admissibilité.

    

   Renseignements sur le cotisant

   Vous ne verrez cette section que si votre régime permet les conjoints participants.

   Ne remplissez cette section que si vous effectuez l’adhésion d’un conjoint participant.

   Saisissez les données d’identification du participant à votre régime.

   Ces renseignements permettent de créer un lien entre le participant à votre régime (le cotisant) et le compte de son conjoint.

2. Coordonnées

   Ajoutez son adresse postale et les autres coordonnées.

3. Instructions concernant les bénéficiaires

   Si vous savez qui vos participants souhaitent avoir comme bénéficiaires, ajoutez les renseignements à leur sujet ici.

   Vous pouvez sauter cette étape en cliquant sur le bouton « Aucune instruction de bénéficiaire » en haut de la page si vous ne connaissez pas le choix des participants ou s’ils ont plus de cinq bénéficiaires.

   Remarque : Tous les bénéficiaires ajoutés sur cette page seront définis comme « révocables » par défaut. Le participant peut changer pour des bénéficiaires « irrévocables » au moyen du formulaire de confirmation d’adhésion ou dans le site sécurisé des participants.

4. Instructions de placement

   Vous pouvez sauter cette étape en cliquant sur le bouton « Aucune instruction du participant » en haut de la page si vous ne connaissez pas les instructions de placement des participants.

   Les participants peuvent être autorisés à choisir la manière dont ils souhaitent investir les cotisations. S’ils sont autorisés à prendre cette décision pour une catégorie donnée de cotisations, on dit qu’ils disposent d’un pouvoir discrétionnaire à cet égard.

   Cette page vous permet de choisir si les instructions de placement que vous fournirez à la page suivante s’appliqueront de la même manière à toutes les catégories sur lesquelles le participant a un pouvoir discrétionnaire, ou si vous souhaitez faire des choix différents pour chacune des catégories.

5. Instructions de placement

   La liste de tous les fonds dans lesquels votre participant peut investir s’affiche.

   Vous pouvez cliquer sur les fonds pour obtenir plus de détails sur chacun d’entre eux.

   Indiquez le pourcentage de leurs cotisations qui doit être affecté à chaque fonds. Pour les fonds non sélectionnés, laissez le champ vide.

   Les pourcentages doivent totaliser 100 %. Un message s’affiche en haut de l’écran si le total est inférieur ou supérieur à 100 %.

6. Valider et soumettre

   Cette page vous donne un sommaire de tous les renseignements que vous avez fournis.

   En cliquant sur le titre de chaque section, vous retournerez à cette section et pourrez y apporter des corrections si nécessaire.

   Vous pouvez imprimer cette page en utilisant la fonction d’impression par défaut de votre navigateur ou en utilisant les combinaisons de touches standard (Ctrl+P sous Windows ou Command+P sous Mac) pour afficher une page imprimable.

    

   Lorsque vous êtes satisfait des renseignements affichés à l’écran, cliquez sur le bouton Soumettre pour terminer la procédure d’adhésion.

   Vous avez terminé!
   

Si votre régime permet l’établissement d’un REER de conjoint

Pour créer un compte de conjoint, l’employé doit adhérer au régime à titre de participant et aussi à titre de cotisant. Le conjoint doit être inscrit en tant que conjoint participant. Si vous effectuez l’adhésion d’un conjoint participant au moyen de la fonction Effectuer l’adhésion d’un participant, veuillez l’indiquer dans la section réservée au type d’adhésion, dans le premier écran.

Important à noter pour le REER et le CELI : Chaque participant doit remplir un formulaire d’adhésion – soit sur papier, soit en ligne. L’adhésion des participants est obligatoire, car la réglementation régissant les régimes enregistrés l’exige et les renseignements obtenus servent à créer et à administrer les comptes des participants.

Cette fonction facultative sert à vérifier les adhésions effectuées en ligne par les employés.

Les demandes d’adhésion présentées en ligne par les employés sont mises en attente jusqu’à ce que vous accédiez au site pour les approuver ou les refuser. Vous pouvez vérifier certains renseignements contenus dans ces demandes. Si la date d’embauche ou d’adhésion au régime ou le numéro de participant saisi par un employé sont erronés, vous pouvez corriger l’erreur en ligne avant d’accepter la demande d’adhésion.

Si vous souhaitez profiter de la fonction de vérification des adhésions en ligne, veuillez communiquer avec votre directeur, Relations avec la clientèle, ou avec votre représentant, Comptes-clients.

Si vous ne voulez pas signer le formulaire d’adhésion papier de chaque participant avant de l’envoyer à Manuvie, demandez aux participants de le transmettre directement à Manuvie.

Veuillez noter que les formulaires d’adhésion aux régimes de pension agréé et aux régimes de participation différée aux bénéfices doivent porter la signature de l’administrateur du régime.

Si vous souhaitez signer le formulaire d’adhésion papier de chaque participant avant de l’envoyer à Manuvie, demandez aux participants de vous le remettre dûment rempli, signez-le et envoyez-le par la poste à Manuvie.

1. Préparez le fichier de cotisation à l’aide du modèle de Manuvie.

   Nom du régime : Société ABC du Canada ltée (facultatif)
   

   Nom de la division :

   Numéro de contrat : 81234001

   Montant total de la cotisation : 2 629,98

   Date de fin de la période de cotisation AAAAMMJJ : 20240617

   Paiement par prélèvement automatique : 2 629,98

   Paiement par télévirement :

   Paiement à même le compte d’écart :

   Paiement à même le compte de sommes perdues :

Sans modifier le format ou la présentation du fichier, saisissez le nom de chaque participant, le montant des cotisations et la date de fin de la période de cotisation.

Enregistrez le fichier rempli dans le répertoire de votre choix en format texte (extension .txt). Lorsque vous sauvegardez un fichier en tant que fichier texte, l’extension devient .txt. Veillez à enregistrer le fichier dans un répertoire auquel vous pourrez facilement accéder la prochaine fois.

Voici quelques conseils pour assurer un traitement harmonieux.

2. Envoyez votre fichier de cotisation.
   • Lorsque votre fichier est prêt, cliquez sur Opérations, puis sélectionnez Envoyer un fichier de cotisation.
     
   • Indiquez la période de cotisation.
     Cela correspond à la période durant laquelle les cotisations que vous envoyez ont été perçues. La date de début est facultative, mais la date de fin est obligatoire, car elle est utilisée dans d’autres processus, tels que la sortie d’un participant d’un régime.
   • Vous pouvez faire glisser et déposer le fichier de cotisation que vous avez préparé ou le rechercher dans votre ordinateur pour le téléverser vers Manuvie.
   • Cliquez sur Continuer.
3. En cas d’erreurs, elles seront affichées à cette étape.

   Vous pourrez corriger votre fichier et le téléverser à nouveau.

   Les erreurs les plus courantes sont les suivantes :

   • Participant manquant : vérifiez son nom et son numéro de participant. Vous pouvez vérifier si son dossier existe dans nos systèmes en le recherchant dans la barre de recherche de participants en haut de l’écran principal ou en demandant un rapport tel que le Fichier-participants téléchargeable.
   • Numéro de participant incorrect : vérifiez qu’aucun caractère non pris en charge (tel que #, $ ou espace) n’est inclus.
4. Passez en revue le sommaire des cotisations et assurez-vous que les montants indiqués pour chaque catégorie de cotisations sont exacts.
   • Sélectionnez un mode de paiement dans le menu déroulant. Comptes des promoteurs de régime – Le montant des écarts et des cotisations perdues (le cas échéant) peut être utilisé pour réduire le montant de vos cotisations sauf si le règlement de votre régime indique autre chose. Pour votre commodité, vous pouvez également payer les frais qui vous sont facturés (le cas échéant) en même temps que vos cotisations.
   • Cliquez sur Continuer.
5. Avant de transmettre la cotisation pour traitement, un sommaire des détails de celle-ci s’affichera. Vérifiez ces renseignements et corrigez-les au besoin. Cliquez sur Soumettre.
6. Notez le numéro de référence indiqué dans le message de confirmation que vous recevez.

Vous pouvez imprimer cette page en utilisant la fonction d’impression par défaut de votre navigateur ou en utilisant les combinaisons de touches standard (Ctrl+P sous Windows ou Command+P sous Mac) pour afficher une page imprimable.

Les cotisations provenant d’un boni sont des cotisations ponctuelles qui peuvent être affectées aux comptes des participants (par exemple, une prime de rendement annuelle).

Si vous versez des cotisations provenant d’un boni au nom des participants, veuillez indiquer le montant de ces cotisations dans une liste ou un fichier distinct. Au moment de préciser la période de cotisation, indiquez qu’il s’agit de cotisations provenant d’un boni.

Toutes les cotisations de la liste ou du fichier seront alors traitées comme des cotisations provenant d’un boni.

L’Agence du revenu du Canada (ARC) fixe un plafond de cotisation annuel pour les régimes suivants :

• Régime de pension agréé (RPA)
• Régime de participation différée aux bénéfices (RPDB)
• Régime enregistré d’épargne-retraite (REER)
• Compte d’épargne libre d’impôt (CELI)

Veuillez-vous reporter à la rubrique Sommaire des cotisations et des prestations maximales à la section Gouvernance des régimes de capitalisation de l’Espace législation pour connaître les plafonds de cotisation annuels respectifs. Lorsque vous prélevez et envoyez des cotisations au nom des participants à votre régime, veuillez tenir compte des plafonds de cotisation prescrits.

Les facteurs suivants ont une incidence sur la cotisation maximale que les participants peuvent verser à leur REER collectif :

• les revenus déclarés pour l’année d’imposition précédente;
• le facteur d’équivalence;
• les droits inutilisés de cotisation à un REER des années antérieures;
• les cotisations versées à un REER individuel.

Les cotisations au régime doivent être versées dans les délais prescrits par la législation provinciale sur les régimes de retraite applicable. En général, elles doivent être versées dans les 15 à 30 jours suivant leur prélèvement. Pour vous assurer que les cotisations sont versées à temps, veuillez-vous reporter au Résumé de la législation en matière de régimes de retraite, que vous trouverez dans l’Espace législation. Dans tous les autres cas, les cotisations doivent être transmises en temps opportun.

1. Rechercher le participant à sortir

   Dans la section Sorties du régime, sous Opérations, sélectionnez Sortir un participant d’un régime.

   Vous pouvez rechercher le participant à sortir en utilisant son nom de famille ou son numéro de participant.

   Cliquez sur le nom de famille du participant à sortir pour passer à l’étape suivante.

2. Motif de sortie

   En fonction de votre ou de vos régimes, les motifs de sortie peuvent être différents. Sélectionnez celui qui s’applique.

   Remarque : Les demandes de sortie pour cause de décès ne peuvent pas être traitées en ligne. Ces demandes doivent être faites au moyen du formulaire imprimé indiqué à la section Au décès d’un participant.
   

   Indiquez la date de cessation d’emploi du participant. Cette date doit correspondre à son dernier jour d’emploi ou à la date à laquelle il a décidé de ne plus participer à votre ou vos régimes.
   

   Sélectionnez les régimes desquels sortir le participant. Pour chacun d’entre eux, veuillez indiquer les détails de la dernière cotisation. La date de fin de période correspond à la date de fin de la dernière période de cotisation pour laquelle ils devraient recevoir une cotisation.
   

   (Par exemple, si le participant quitte l’entreprise le 5 mai et que les cotisations sont versées deux fois par mois, la date de fin de période sera le 15 mai.)

3. Coordonnées

   Vérifiez et mettez à jour les coordonnées du participant.

   En fonction des dispositions de votre régime, nous enverrons les documents de sortie à cette adresse postale.

4. Valider et soumettre

   Cette page vous donne un sommaire de tous les renseignements que vous avez fournis.

   Vous pouvez apporter des corrections à chaque section si nécessaire.

   Cliquez sur le bouton Soumettre lorsque vous avez terminé.

5. Vous avez terminé!

   Nous amorcerons le processus de sortie du régime sur-le-champ. Le traitement peut prendre quelques jours.

   Vous pouvez utiliser le lien en haut de la page pour visualiser un sommaire imprimable de la sortie que vous avez soumise.

1. Joignez à la trousse de cessation d’emploi du participant une copie du formulaire de cessation de participation. Demandez au participant de remplir et de signer le formulaire et de vous le remettre.
2. Après avoir reçu le formulaire rempli, assurez-vous que les renseignements fournis sont exacts.
3. Envoyez le formulaire de cessation de participation à Manuvie à l’adresse indiquée sur le formulaire.

Selon le type de régime visé, les opérations par défaut suivantes sont disponibles. Les participants qui sortent d’un régime devront exécuter ces opérations, sauf indication contraire dans le règlement du régime.

REER/CELI : l’actif est automatiquement viré au compte Régimes personnels de Manuvie. Le participant reçoit une lettre confirmant l’ouverture du nouveau compte établi à son nom.

RPA : un relevé d’options est émis et l’actif demeure dans le régime jusqu’à ce que le participant choisisse une option.

RPDB : un relevé d’options est émis. Si le participant ne fait aucun choix dans les 90 jours et qu’il détient ou a détenu un compte REER établi auprès de Manuvie, l’actif est viré au compte Régimes personnels de Manuvie. Sinon, l’actif est versé en espèces.

RENE : un relevé d’options est émis. Si le participant ne fait aucun choix dans les 90 jours, l’actif est viré au compte Régimes personnels de Manuvie.

RPEB : un relevé d’options est émis. Si le participant ne fait aucun choix dans les 90 jours, l’actif est viré au compte Régimes personnels de Manuvie.

Remarque : Quel que soit le type de régime (sauf si le règlement de votre régime indique autre chose), si le solde du compte du participant est inférieur à 1 000 $ à sa sortie du régime, l’épargne lui est automatiquement versée en espèces. Le participant reçoit le produit de la liquidation, moins les frais et les retenues d’impôt, le cas échéant.

Qu’est-ce que le compte Régimes personnels de Manuvie^MC

Le compte Régimes personnels de Manuvie est essentiellement un régime collectif à l’intention des anciens participants de régimes d’épargne collectifs offerts par un employeur ou une association. Le participant peut généralement virer son actif à un compte Régimes personnels de Manuvie sans perturber ses placements tout en bénéficiant de services semblables à ceux du régime d’épargne collectif offert par son employeur ou association. Il est également possible de transférer l’épargne détenue dans un autre régime afin de regrouper ses actifs.

Solutions de transition

Pour un participant, quitter son régime d’épargne collectif peut s’avérer plutôt difficile. Afin d’aider les participants à faire cette transition, l’équipe Solutions de transition de Manuvie est à leur disposition pour les informer au sujet des diverses options qui s’offrent à eux. Les conseillers en solutions de transition BienPlanifier^MD communiquent directement avec les participants qui pourraient bénéficier d’un soutien accru. Tous les participants recevront le numéro de téléphone sans frais à composer pour joindre les conseillers pour toute question au sujet des choix disponibles.

Départ à la retraite

Les étapes sont les mêmes que dans le cas d’un participant qui met fin à sa participation au régime. Un formulaire de cessation d’emploi est exigé.

Liste des personnes qui prennent leur retraite

Afin que vous sachiez – vous et votre conseiller en avantages sociaux, s’il y a lieu – quels sont les participants qui approchent de l’âge de la retraite, nous joignons au relevé trimestriel du promoteur de régime la liste des personnes concernées.

Régime de revenu de retraite collectif de Manuvie

Offert aux participants à un régime d’épargne collectif qui partent à la retraite, le régime de revenu de retraite collectif de Manuvie peut être un moyen simple et pratique de transformer leur épargne en revenu de retraite.

S’ils détiennent au moins 5 000 $ dans le régime d’épargne, ils peuvent virer leurs fonds au régime de revenu de retraite collectif de Manuvie, sans frais. Sauf si le règlement de votre régime indique autre chose, le participant peut généralement virer son actif à un régime de revenu de retraite collectif de Manuvie sans perturber ses placements tout en bénéficiant de services semblables à ceux du régime d’épargne collectif offert par son employeur ou association. Ils ont également la possibilité de transférer l’épargne qu’ils détiennent dans un autre régime afin de regrouper leur actif.

Fonds enregistré de revenu de retraite (FERR)

Un FERR est un produit de revenu qui peut être souscrit au moyen de fonds provenant d’un régime enregistré non immobilisé. Chaque année, à compter de l’année qui suit l’établissement d’un FERR, le titulaire doit commencer à retirer une somme minimale, telle qu’elle est établie par l’ARC. En général, ce minimum dépend de la valeur du FERR au début de l’année et de l’âge du titulaire. La loi ne prévoit aucun retrait annuel maximal.

Fonds de revenu viager (FRV, FRRI, FRRP, FRVR)

Un FRV est un produit de revenu enregistré qui peut être souscrit au moyen de fonds provenant d’un régime enregistré immobilisé. Chaque année, à compter de l’année qui suit l’établissement d’un FRV, le titulaire doit commencer à retirer une somme minimale, telle qu’elle est établie par l’ARC. Ce minimum dépend généralement de la valeur du FRV au début de l’année et de l’âge du titulaire. La loi ne prévoit aucun retrait annuel maximal.

Rente

Une rente viagère prévoit des paiements d’un montant égal qui sont versés aux particuliers leur vie durant. Les particuliers peuvent choisir une période garantie. Une rente viagère réversible est une somme périodique égale versée à la personne sa vie durant et la vie durant de son conjoint ou conjoint de fait. Diverses périodes garanties sont offertes. Une rente certaine prévoit des arrérages uniformes qui sont versés à une personne à intervalles réguliers pendant une période déterminée.

Fonds de revenu viager restreint (FRVR)

Un FRVR est un produit de revenu enregistré souscrit au moyen de fonds immobilisés provenant d’un régime de retraite enregistré, d’un REER immobilisé ou d’un CRI sous réglementation fédérale. Les participants qui virent leur actif dans un FRVR ont la possibilité, une seule fois, de verser dans un régime d’épargne-retraite à imposition différée (REER ou FERR) jusqu’à 50 % des sommes virées. Le solde des fonds laissés dans le FRVR est soumis aux mêmes règles qu’un FRV en ce qui concerne les montants minimal et maximal des retraits.

Avis de décès

Au décès d’un participant, faites parvenir le formulaire Avis de décès à son bénéficiaire pour qu’il le remplisse. Le formulaire se trouve sur le site sécurisé des promoteurs de régime. Sous Opérations, sélectionnez Sortir un participant d’un régime; vous trouverez un lien vers le formulaire Avis de décès.

À la réception du formulaire d’avis de décès dûment rempli, signez-le et envoyez-le à Manuvie.

Si le bénéficiaire communique directement avec Manuvie, elle lui enverra le formulaire Avis de décès par courriel ou par télécopie. Manuvie demandera à l’administrateur du régime de signer le formulaire pour que nous puissions traiter la demande de capital-décès.

Lorsque des sommes sont versées en espèces à un bénéficiaire, l’impôt sur le revenu est habituellement retenu à la source au taux applicable.

Le solde du compte du participant détermine les pièces justificatives à fournir pour toucher la prestation de capital-décès :

Options et valeurs des prestations

Capital-décès de moins de 100 000 $ :

Un des documents suivants est exigé; une copie peut être présentée à la place de l’original :

• Certificat de décès
• Déclaration de décès établie par le directeur des funérailles
• Déclaration du médecin traitant
• Preuve de décès établie par l’hôpital
• Rapport du coroner
• Extrait d’inhumation (au Québec uniquement)

Capital-décès entre 100 000 $ à 1 000 000 $ inclusivement :

Deux des documents suivants doivent être présentés; l’original est exigé :

• Certificat de décès
• Déclaration du médecin traitant
• Extrait d’inhumation (au Québec uniquement)

Manuvie accepte une copie certifiée conforme de la déclaration établie par le directeur des funérailles. Une copie certifiée conforme est une photocopie de l’original, qui a été vue et signée par le promoteur du régime ou par un notaire public.

Après réception du formulaire Avis de décès dûment rempli et des pièces exigées, Manuvie verse l’actif du compte conformément à la demande du bénéficiaire.